ข่าวเด่นองค์กร: เมื่อการจัดระเบียบเอกสารกลายเป็นกลยุทธ์ลับของบริษัทที่เติบโตเร็วที่สุดในปีนี้
การจัดการภายในองค์กรไม่ได้ขึ้นอยู่กับแค่กลยุทธ์ทางธุรกิจเท่านั้น แต่ “ความเป็นระเบียบ” กลับกลายเป็นอีกหนึ่งพลังขับเคลื่อนที่หลายบริษัทมองข้าม ล่าสุดบริษัทไอทีหน้าใหม่แห่งหนึ่งในจังหวัดเชียงใหม่ ได้เผยเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรแบบไม่ใช้เทคโนโลยีใดๆ แต่มาจาก “กล่องกระดาษ”
เริ่มต้นจากการทดลองใช้ กล่องเอกสารสำเร็จรูป เพื่อช่วยพนักงานในแผนกบัญชีจัดเรียงเอกสารที่ต้องใช้ประจำวัน กล่องชนิดนี้มีจุดเด่นคือสามารถพับขึ้นรูปได้ทันทีภายในไม่กี่วินาที โดยไม่ต้องใช้แม้แต่กาวหรือเครื่องเย็บ ช่วยประหยัดเวลาและแรงงาน ทั้งยังทำให้โต๊ะทำงานดูสะอาดเรียบร้อยทันตา
จากนั้นทีมงานแผนกบริหารจึงนำแนวคิดต่อยอดโดยเลือกใช้ กล่องใส่เอกสาร สำหรับจัดหมวดหมู่เอกสารตามสี เช่น สีเขียวสำหรับเอกสารลูกค้า สีฟ้าสำหรับเอกสารภายใน และสีเทาสำหรับเอกสารภาษี โดยกล่องนี้มาพร้อมฝาปิดกันฝุ่น และมีความแข็งแรงพอที่จะใช้งานทุกวัน พนักงานสามารถหยิบจับเอกสารได้อย่างสะดวกและรวดเร็วขึ้น
ท้ายที่สุด ฝ่ายจัดซื้อของบริษัทได้ขยายการใช้กล่องเข้าสู่คลังเอกสารหลักขององค์กร โดยเลือกใช้ กล่องเก็บเอกสารเอนกประสงค์ ที่ออกแบบมาเพื่อการจัดเก็บระยะยาวโดยเฉพาะ กล่องรุ่นนี้มีโครงสร้างแข็งแรง ทนความชื้น และสามารถวางซ้อนกันได้หลายชั้นโดยไม่เสียรูปทรง เหมาะกับการเก็บเอกสารสำคัญอย่างสัญญาหรือข้อมูลพนักงานที่ต้องเก็บไว้นานหลายปี
จากการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ ที่เริ่มจาก “กล่อง” ธรรมดา ปรากฏว่าสามารถช่วยลดเวลาการค้นหาเอกสารลงกว่า 50% เพิ่มพื้นที่ว่างในสำนักงาน และที่สำคัญ ทำให้พนักงานทุกคนเริ่มเห็นความสำคัญของ “ความเป็นระเบียบ” ซึ่งสะท้อนออกไปถึงภาพลักษณ์ขององค์กรที่มีมาตรฐานระดับมืออาชีพ.
